Kleine und große Unternehmen verwenden Produktinformationsmanagement (PIM)-Systeme, um ihre Workflows zu vereinfachen, die Time-to-Market zu verkürzen und Produktinformationen ständig zu optimieren.
Unternehmen im E-Commerce, die noch kein PIM einsetzen, hilft dieser Beitrag bei der Entscheidung, ab wann es notwendig ist.
Wenn dann der Entschluss getroffen ist eine PIM-Software einzuführen, geht es grundsätzlich darum, ob die Software als vor-Ort (on-premise) oder als Software as a Service (SaaS) installiert wird.
Betriebe, die auf unternehmenseigene Server setzen, werden auf lokale Lösungen zurückgreifen. SaaS hingegen wird immer über das Internet bereitgestellt und ist über Webbrowser bedienbar.
Wir zeigen die Vor- und Nachteile beider Systeme auf.
On-Premise bedeutet “vor Ort” – die Software wird gekauft und in der Serverlandschaft des Kunden gehostet. Den Zugang zu den Programmen bekommen die Nutzer über eine Desktop-Anwendung. Notwendige Installationen werden vor Ort vom Anbieter vorgenommen, was sehr aufwendig und kostenintensiv sein kann. Unternehmen mit einem hohen Sicherheits- und Datenschutzanspruch werden eine on-Premise Lösung bevorzugen.
Der Vorteil: Sie haben die volle Kontrolle über die eigenen Daten und Software, aber auch die volle Verantwortung für diese Informationen.
Allein mit dem Kauf der Software ist es nämlich noch lange nicht getan. Kosten für Fachpersonal müssen kalkuliert werden und auch die Wartung und das Sichern der Daten mit regelmäßigen Backups sollte gewährleistet sein, auch das wird unternehmensintern vorgenommen.
Der Trend geht immer mehr zu Software as a Service (SaaS) PIM-Lösungen. In der Regel wird ein Abo-Modell angeboten, das alle Updates abdeckt. Der Kauf einer zusätzlichen Hardware ist somit nicht nötig. Der Zugriff erfolgt browserbasiert und ist meist von allen internetfähigen Devices möglich – und zwar stand- und ortsunabhängig. Zudem sind die Daten immer in Echtzeit verfügbar.
Eine cloudbasierte SaaS-Lösung bietet Sicherheit in der Kostenplanung. Durch die monatlichen Gebühren sind die meisten Kosten abgedeckt. Um den Speicherplatz müssen sich Unternehmen keine Sorgen machen. Je nach Abomodell wird unbegrenzter Speicherplatz angeboten. Updates sind enthalten, so dass die Software immer auf dem neuesten Stand ist, um Wartung und Support kümmert sich der Anbieter. Sicherheitsbedenken sind meistens das Argument gegen SaaS. Auch wenn diese erhöhte Flexibilität viele Vorteile hat, birgt sie trotzdem Risiken. Die Unterstützung der IT- oder Sicherheitsteams ist wichtig damit einheitliche Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden. Die Server sollten sich DSGVO-konform am besten in Europa befinden.
Unternehmen, die sich für ein PIM-Software entscheiden, sollten sorgfältig abwägen, zu welcher Lösung sie tendieren um Wettbewerbsvorteile zu sichern. Beide haben Vor- und Nachteile, die bedacht werden müssen. On-Premise Lösungen bieten mehr Sicherheit im Datenschutz, die volle Kontrolle über die Daten und deren Sicherheit bleiben im Unternehmen. Insbesondere bei compliance relevanten Inhalten kann das ein entscheidender Vorteil sein.
Der Aufwand ist jedoch beträchtlich und die Kosten nicht wirklich überschaubar. Die Hardware-Anforderungen müssen erfüllt sein und Updates regelmäßig installiert werden. Die Sicherung und Wartung der Programme liegt in der Verantwortung der hauseigenen IT-Abteilung oder beim Mitarbeiter selbst.
Eine Cloud-Software bietet durch das SaaS-Prinzip eine maximale Flexibilität für die Mitarbeiter, zusätzliche Hardware wird nicht benötigt und die Kosten verteilen sich gleichmäßig. Außerdem ist Cloud-Software einfacher zu skalieren und Beschäftigte können orts- und zeitunabhängig ihrer Arbeit nachgehen. Der Anbieter führt die Wartung und Updates der Programme automatisch in regelmässigen Intervallen durch, es ist also immer die neueste Version verfügbar. Durch die zunehmende Arbeit im Home-Office bietet sich eine browserbasierte PIM-Cloud an.
Einen Gewinner gibt der Vergleich nicht her. Unternehmen müssen Ihre Entscheidung individuell treffen und die ideale Lösung für die eigenen Anforderungen finden.
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