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"Ab wann benötigen Unternehmen ein PIM-System?"

Auszug: Die Anzahl der Vertriebs- und Kommunikationskanäle, die mit immer größeren Mengen an Produktinformationen bedient werden müssen, steigt mit der zunehmenden Digitalisierung immer weiter an. Die Rahmenbedingungen im Omnichannel Commerce sind dabei für kleinere Unternehmen die gleichen wie für große Unternehmen. Daher richtet sich ein PIM-System in erster Linie nicht an die Größe eines Unternehmens.

Für welche Unternehmen ist ein PIM-System sinnvoll?

Im Zeitalter des Omnichannel-Handels nutzen E-Commerce-Unternehmen aktiv PIM-Systeme (Product Information Management), um Produktinformationen zu zentralisieren und die speziellen Anforderungen der einzelnen Vertriebs- und Kommunikationskanäle zu erfüllen. Daher richtet sich die Einführung eines PIM-System vor allem an Unternehmen aus dem E-Commerce. Aber auch für Hersteller, die Ihre Produkte an zahlreiche Lieferanten, Marktplätze, Online-Kataloge und weitere Kanäle distribuieren, stellt ein PIM-System eine immer wichtigere Rolle dar. Dies hängt unter anderem damit zusammen, dass auch die Einkäufer im B2B-Umfeld ein Einkaufserlebnis erwarten, dass den Ansprüchen aus dem B2C-Umfeld gerecht wird.

Die Zunahme des digitalen Handels über zahlreiche Kanäle verschärft branchenweit den Wettbewerb. In diesem Wettbewerb heben sich die Unternehmen ab, denen es gelingt, ihre Produkte schneller zu vermarkten und ihren Kunden durch vollständige und konsistente Produktinformationen einen Mehrwert im Informations- und Kaufentscheidungsprozess zu bieten. Die verschiedene Datenquellen für technische Spezifikationen, Lagerbestände, Preisinformationen, Produktbeschreibungen, Media Assets, etc. werden im PIM-System zentral gesammelt, bereinigt, angereichert und von dort aus an die unterschiedlichen Ausgabekanäle ausgespielt. PIM-Systeme stellen dadurch kanalübergreifend eine konsistente Produktkommunikation sicher, indem von zentraler Stelle aus sämtliche Touchpoints mit sauberen Daten bespielt werden.

„PIM is growing in importance as more eCommerce professionals are looking for ways to aggregate and manage product content across all channels in order to solve their business challenges. To compete in the age of omnichannel commerce, eCommerce experts need a common infrastructure to centralize their product information and create channelspecific product experiences that are optimized for each channel’s unique requirements and audience.“

Quelle: COMCAP “Product Information Management Overview”, 2020

PIM-Systeme sind vor allem bei Händlern und Herstellern im Einsatz, die Ihre Produktinformationen verschiedenen Marktplätzen (Amazon, eBay, Google Shopping usw.), mobilen Anwendungen, Social-Media-Kanälen (Instagram, Facebook, Pinterest usw.), Online-Katalogen, Printmedien, Lieferanten und sogar dem stationären Point of Sale bereitstellen. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen 1.000, 10.000 oder über 1.000.000 Produkte vertreibt, ein PIM-System verhilft langfristig zu Kostensenkungen durch automatisierte Workflows in der Beschaffung, Anreicherung und Verteilung von Produktinformationen. Natürlich skaliert ein PIM-System mit der Anzahl der Ausgabekanäle, den Anforderungen an vollständige Produktdaten und der Anzahl an zu verwaltende Produkte.

Nachfolgend finden Sie weitere Merkmale, die darauf hinweisen, dass Ihr Unternehmen von einem PIM-System profitiert:

  • Datenchaos: Produktdaten werden an unterschiedlichen Stellen, sogenannten Datensilos, verwaltet. Jede Abteilung hat seine eigenen Workflows, wie und wo Produktdaten organisiert werden. Somit stellt sich für Ihr Unternehmen die Frage, wo sich die aktuellsten Daten zu einem Produkt befinden.
  • Hohe Retouren-Quoten: Ihre Kunden und Interessenten schicken Ihnen häufig Anfragen, da sie die Zweckmäßigkeit Ihrer Produkte nicht korrekt beurteilen können? Ihr Innendienst hat mit verhältnismäßig hohen Warenrückgaben zu kämpfen? Je besser die Informationen sind, die Sie in Ihrer Produktkommunikation präsentieren, desto fundiertere Kaufentscheidungen können Ihre Kunden treffen.
  • Herausforderung der Internationalisierung: Sie möchten Ihre Produkte außerhalb des deutschsprachigen Raums vermarkten? Der Pflegeaufwand für weitere Sprachen ist jedoch zu groß? Viele PIM-Systeme haben ein Übersetzungsmanagement integriert, um Übersetzungen einfach handzuhaben. Gleichzeitig kann über das Nutzer- und Rechtemanagement der Zugriff auf marktspezifische Produktinformationen definiert und gesteuert werden.  
  • Hoher Zeit- und Kostenaufwand für Produktkataloge: Sie erstellen regelmäßig Produktkataloge? Die Produktion kann sehr intensiv sein, vor allem wenn die Daten manuell erfasst und aus mehreren Quellen bezogen werden müssen. Viele PIM-Systeme verfügen über entsprechende Schnittstellen, um die Produktinformationen direkt in das Print-Medium, z.B. Adobe InDesign, automatisch auszuspielen. Dadurch wird der manuelle Aufwand in der Produktion und der Zeitaufwand bis zur Publikation drastisch verkürzt.
  • Zeitaufwendige Erfassung von Lieferantendaten: Sie müssen regelmäßig neue Produktdaten von Ihren Produktlieferanten manuell erfassen? Über ein PIM-System können Ihnen Lieferanten und Hersteller genau die Informationen zur Verfügung stellen, die Sie für Ihre Produktkommunikation benötigen. Durch die Definition von Qualitätskriterien lässt sich die Pflege und Qualitätssicherung der Produktdaten beim Lieferanten und Hersteller einfach steuern, ohne Qualitätsverluste befürchten zu müssen.

Welche Abteilungen arbeiten mit dem PIM-System?

Innerhalb eines Unternehmens sind es vor allem die Abteilungen Marketing, Vertrieb, Einkauf, Produktmanagement, Data Compliance und die IT, die sich mit der Pflege des PIM-Systems befassen. Über Nutzergruppen kann auch Interessensgruppen außerhalb des Unternehmens, wie Beispielsweise Lieferanten und Agenturen, Zugriff auf die zentralen Produktinformationen gegeben werden.

Ein PIM-System gewährt den unterschiedlichen Abteilungen entlang der Wertschöpfungskette einen schnellen Zugriff auf sämtliche Produktinformationen, wodurch die Zusammenarbeit vereinfacht und interne Arbeitsprozesse beschleunigt werden. Es ermöglicht zudem ein effizientes Onboarding für neue Partner und Lieferanten, indem sie Ihnen Informationen zu neuen Produkten intuitiv und schnell zur Verfügung stellen können.

“Teams that don’t have PIM tools risk palpable competitive disadvantage with content that’s inconsistent, meets only the minimum market requirements, and fails to engage customers. Teams that do use PIM win customers and expand their markets with product content that engages buyers and drives purchase decisions.”

Quelle: Senior E-Business Analyst Bruce Eppinger, Forrester Research

Fazit:

Die aufgeführten Problemstellungen und Herausforderungen im Omnichannel Commerce zeigen, dass ein PIM-System nicht bloß für große Unternehmen und Konzerne geeignet ist. Auch kleine und mittlere Unternehmen profitieren stark von einem zentralen Produktinformationsmanagement und der weitgehenden Automatisierung in der Verwaltung und Distribution von Daten, da sie über knappere personelle Ressourcen verfügen.

Wenn Ihnen einige der oben aufgeführten Herausforderungen im Tagesgeschäft bekannt vorkommen und Sie weitere Informationen oder praktische Einblicke erhalten möchten, wie Sie diese erfolgreich mit einem PIM-System meistern können, dann vereinbaren Sie gerne eine unverbindliche Online-Demo. Unsre Experten zeigen Ihnen die Vorteile eines PIM-Systems für Ihre Branche und Ihr Geschäftsmodell auf.

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