Händler arbeiten bei der Gestaltung von Layouts typischerweise mit unterschiedlichen internen Abteilungen und externen Partnern und Agenturen zusammen, z.B. Lieferanten, Designer, Fotografen, Werbetexter, Redakteure, Projektleiter, etc.. Daraus ergeben sich häufig folgende Herausforderungen im Produktionsprozess:
- Sämtliche Produktdaten sind über mehrere Dateien und Systeme verstreut und liegen in unterschiedlichen Formaten vor
- Ineffizienzen durch manuelle, fehleranfällige Workflows
Um Daten für den Print-Produktionsprozess optimal vorzubereiten, sollten die verwendeten Daten medienneutral in einer einheitlichen Datenquelle erfasst werden. An dieser Stelle greift PIM erneut ein. Es macht Produktinformationen für die unterschiedlichen Akteure entlang der Wertschöpfungskette zugänglich. Produktedaten werden zentralisiert und standarisiert:
- Produktinformationen: Produktnamen, Maße, Produktspezifikationen,
Produktbeschreibungen, Preise, Verpackungsinformationen, Relationen zwischen Produkten, technische Angaben und weitere produktbezogene Informationen - Digital Assets: Produktbilder, Banner, Hintergrundbilder, Zertifikate, Labels
Im gleichen Zuge werden die strukturierten Daten aus dem PIM-System über ein Plugin wie InBetween automatisch in Layout- und Satzprogramme bzw. Publishing-Lösungen wie InDesign übernommen. Durch diese Database Publishing Technologie werden die oben aufgeführten Produktinhalte automatisch in das Layoutprogramm übertragen und platziert. Layouts für Kataloge, Broschüren, Preislisten, Flyer, etc. werden mit den Inhalten automatisch befüllt und können schneller in den Druck gehen. Die Besonderheit an Database Publishing ist, dass neue Publikationen nach dem
gleichen Muster immer wieder zu erstellen sind. Produktinformationen werden aktualisiert, neue Produkte aufgenommen und alte Produkte aussortiert. Database Publishing löst die Herausforderungen eines langsamen und ineffizienten Printkanals, indem es den Publikationsprozess mittels PIM teil- oder sogar vollautomatisiert. Indem Variationen und Variablen dynamisch erstellt werden, lassen sich Sprachen, Währungen, Maßeinheiten, Preise und Sortimente in den Print-Publikationen komfortabel verwalten. Dies ist vor allem ein großer Vorteil bei großen Publikationen, die vor allem im B2B in den Branchen Elektronik, SHK, Maschinenbau und Technik jährlich anstehen. Aber auch bei kleineren Publikationen, die dafür regelmäßig anstehen (Einzelhandel), spart Database Publishing enorm viel Zeit im Produktionsprozess.