Welche Mitarbeiter wünschen sich das nicht? Vom Wunsch zur Wirklichkeit bedarf es keines langen Weges, sondern eines gut aufgestellten PIM Systems. Das kann Ihnen viel Arbeit abnehmen. Bisher manuell ausgeführte Prozesse werden digitalisiert, Abläufe automatisiert und damit die Effizienz spürbar gesteigert. Ans Ziel kommen Sie umso schneller, je sorgfältiger Sie im Vorfeld agieren und bestimmte Voraussetzungen schaffen.
Mit den Daten eines Unternehmens ist es oftmals wie mit unseren Zähnen: Ein Zahn schmerzt, er wird behandelt und mit einer Füllung ist zunächst einmal alles wieder gut. Übertragen auf unsere Datenwelt heißt das: Es wird hier und dort ausgebessert und repariert, aber das eigentliche Problem wird nicht gelöst. Es liegt tiefer – und bleibt unbehandelt. In den meisten Fällen hilft nur eine Behandlung an der Wurzel des Problems. Wenn Sie zu viel Zeit mit der Zusammenführung Ihrer Produktdaten verlieren, die Daten isoliert in unterschiedlichen Systemen, Excellisten oder Datenbanken gehalten werden und Aktualisierungen mit hohem Aufwand verbunden sind, ist es an der Zeit, Hand an die Wurzel des Problems zu legen und ein PIM System einzuführen.
In diesem Zusammenhang ist es empfehlenswert, von Anfang an eine deutliche Vorstellung davon zu haben, was genau dieses System leisten soll. Dazu brauchen Sie Klarheit darüber, wie Ihre Prozesse und Produktdaten beschaffen sind und welche Ziele Sie mit der Optimierungsinitiative namens PIM verbinden.
Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, sollten Sie deshalb Ihre Erwartungen und Anforderungen klar definieren und dabei auch künftige Strategien, Geschäftsmodelle und Unternehmensziele mit einbeziehen.
Sie müssen wissen, wie Ihre Produkte aussehen, welche Charakteristiken (Attribute) sie haben, in welchen Kanälen Ihre Kunden mit den Daten in Berührung kommen oder kommen werden, wo heute Ihre Datenquellen liegen und in welcher Form die Daten vorliegen.
Diese Fragen können nur vor dem Hintergrund der Abklärung vielfältiger Aspekte getroffen werden. Dazu gehören die Anforderungen interner Zielgruppen wie den unterschiedlichen Produktdaten-Stakeholdern ebenso wie die Erwartungen und Ansprüche externer Zielgruppen. Hinzu kommen Einflüsse wie zum Beispiel landesspezifische Gesetzgebungen, nationale und internationale Normen und vielgestaltige Vorschriften.
Damit nicht genug. Werden Sie sich über benötigte Leistungsmerkmale und Prozesse klar – von Kopier- und Umrechnungsfunktionen für technische Einheiten und Währungen bis zu Benutzerrechteverwaltung, Workflow-Management und Datenbefüllung von Kanälen und Medien.
Des Weiteren müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Produktdaten, aus welchen Quellen sie auch immer stammen, ein konsistentes Ganzes ergeben. In der heutigen Welt begegnen Kunden Ihren Produkten auf den unterschiedlichsten Kanälen. Sie können zu Recht erwarten, dass diese Begegnungen auf der Grundlage konsistenter Produktdaten erfolgen.
Eine gute Nachricht ist, dass Sie den Herausforderungen bei der Einführung eines PIM Systems nicht alleine gegenüberstehen müssen. Holen Sie sich Unterstützter und erfahrene PIM-Experten an die Seite. Diese werden auch ein nützlicher Begleiter sein, wenn es darum geht, Ihr PIM System mit Ihrer übrigen IT-Infrastruktur, zum Beispiel ERP und CRM Systemen wie SAP oder Microsoft, zu integrieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass in Zusammenhang mit der Einführung von PIM Systemen eine gute Planung schon die halbe Miete ist. Entscheiden Sie sich für einen Softwareanbieter, der Ihnen ein möglichst flexibles System für kundenindividuelle Datenmodellierung mit hohem out-of-the-box Funktionsumfang bietet, sodass Sie auch während des Einsatzes bedarfsgerecht Änderungen vornehmen und auf Marktveränderungen schnell reagieren können.
Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher PIM Systeme. Umso präziser Sie Ihre speziellen Prozesse und Bedürfnisse kennen, desto leichter wird es Ihnen fallen, das für Sie optimale PIM System auszuwählen und in Ihre bestehenden Plattformen zu integrieren.
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