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"Process optimization between suppliers and retailers using PIM"

Einführung: Manually collecting product data from numerous suppliers and manufacturers can result in very time-consuming and error-prone processes for retailers. We show how retailers can use intelligent supplier onboarding to transfer product data quickly and securely, thereby ensuring scalable workflows.

Der effiziente Umgang mit Produktdaten ist vor allem für Händler relevant, die eine Multichannel-Strategie verfolgen. Damit Online- und Offline-Kanäle wie Onlineshops, Marktplätze, Produktkataloge (Print), Point of Sale, etc. funktionieren, ist die Aufbereitung von Produktdaten maßgeblich. Und genau an dieser Stelle scheitern Händler häufig, da sie keine standardisierten Workflows und Prozesse in der Produktdatenverwaltung haben.

„Bei einer deutschlandweiten Händlerbefragung im Jahr 2020 gaben über 80% der Händler an, dass die Aufbereitung und Bereitstellung Ihrer Produktdaten für die Umsetzung Ihres Online-Shops bzw. den Marktplatzauftritt mit hohem bis sehr hohem Aufwand verbunden war. Gleichzeitig geben 70% der Händler an, dass Sie ihre Produktdaten direkt vom Hersteller beziehen. 42% beziehen ihre Daten von Großhändlern und 43% erfassen Ihre Produktdaten selbst. Nur 7% beziehen Ihre Produktdaten über Produktdaten-Plattformen wie z.B. Loadbee.“

Quelle: „Der deutsche Einzelhandel 2020“, IHK-ibi-Handelsstudie

Viele Händler beziehen ihre Produktdaten direkt vom Hersteller oder Lieferanten. Die Produktdatenstruktur fällt dabei sehr komplex aus. Sie unterscheidet sich bei den unterschiedlichen Lieferanten hinsichtlich Produktattributen, Produktvarianten, Quellinformationen, Gesetzes- und Qualitätsbestimmungen, Branchenstandards, digitalen Assets (Bilder, Videos, Zertifikate, Datenblätter, etc.) und weiteren Produktmerkmalen. Häufig müssen Händler im B2B-Umfled mehrere Hunderttausend, wenn nicht sogar mehrere Millionen Lieferantendaten produktiv verarbeiten, inklusive regelmäßiger Datenänderungen.

Damit Händler die Produktdaten Ihrer Lieferanten nicht mühselig einsammeln und anschließend aufwendig an das korrekte Zielformat anpassen müssen, unterstützten PIM-Systeme wie prodexa Cloud das Lieferanten-Onboarding. Lieferanten bekommen Zugriff zu einer intuitiven und sicheren Umgebung (Lieferantenportal), wo Sie ihre Produktdaten selbständig verwalten und ihren Händlern bereitstellen können. Händler haben zudem die Möglichkeit Qualitätskriterien zu definieren, an denen sich die Lieferanten beim Daten-Onboarding orientieren sollen. Die Pflege und Qualitätssicherung der Produktdaten lässt sich dadurch komplett bei den Lieferanten auslagern, ohne Qualitätsverluste befürchten zu müssen. Die Produktdaten aus dem Lieferantenportal werden schließlich an das PIM-System automatisch übermittelt, wo sie ergänzt, korrigiert, aktualisiert, validiert und von dort aus an die unterschiedlichen Kanäle im richtigen Format verteilt werden. 

Bei vielen Unternehmen herrscht jedoch aus historischen Gründen ein Datenchaos vor. Durch die rasante Zunahme zusätzlicher digitaler Touchpoints in der Produktkommunikation und erhöhter Kundenerwartungen wurden häufig neue, unabhängige Software-Lösungen implementiert, die auf spezifische Disziplinen ausgerichtet sind. So arbeiten häufig ERP-Systeme, CRM-Systeme, E-Commerce Plattformen, CMS-Systeme, Supply-Chain- und Logistik-Systeme, etc. häufig getrennt voneinander. Solche Datensilos bremsen nicht nur Teams in ihren Prozessen, sie stellen auch Fehlerquellen für die verbreiteten Produktinformationen dar.

Wert und Verwertung von Produktdaten

„In diesem Jahr wird der weltweite E-Commerce-Umsatz zum ersten Mal die Marke von 5 Billionen Dollar (5000 Milliarden Dollar) überschreiten und damit mehr als ein Fünftel des gesamten Einzelhandelsumsatzes ausmachen. Bis zum Jahr 2025 werden die Gesamtausgaben auf über 7 Billionen Dollar geschätzt.“

Quelle: Insider Intelligence, Global Ecommerce Forecast, 2022

Ohne Zweifel werden E-Commerce-Aktivitäten für Hersteller und Händler langfristig an Relevanz gewinnen. In transparenten und übersättigten Märkten stellen gut aufbereitete Produktinformationen daher einen wichtigen Faktor dar, um sich zu differenzieren und zusätzlich Wettbewerbsvorteile zu generieren. Kundenbedürfnisse lassen sich durch schlankere Geschäftsprozesse besser bedienen. Aber auch in Puncto Data Governance gewinnt die Verwaltung von Produktinformationen aufgrund der steigenden Datenmengen und der externen Anforderungen immer mehr an Bedeutung. 

Mit den richtigen Produktinformationen fühlen sich die Einkäufer wohl und sicher beim Produktkauf. Sie liefern Vertrauen und Transparenz. In diesem Zusammenhang ändern sich auch stetig die Kundenanforderungen an Produktinformationen. So geht der Trend dahin, dass Kunden auch immer mehr Informationen zum Thema Nachhaltigkeit für ihren Kaufentscheidungsprozess wünschen. Händler müssen daher auch zunehmend Bezug auf die Nachhaltigkeit von Produkten, deren Versand und Zustellung, Verpackung sowie auf die Wertschöpfungskette eingehen. Produktinformationen informieren daher Endkunden als auch Geschäftskunden darüber, inwiefern die ökologische Nachhaltigkeit von Herstellern, Händlern und Lieferanten eingehalten wird.

„Nachhaltigkeit ist für VerbraucherInnen nach Qualität und Preis-Leistungs-Verhältnis das drittwichtigste Kaufkriterium; damit wird Nachhaltigkeit zu einem ähnlich wichtigen Kauf-Kriterium wie Marke.“

Quelle: VKE-Nachhaltigkeitsstudie, 2020

Gerade im Online-Handel herrscht eine hohe Informationsasymmetrie zwischen Anbietern und Nachfragern, was für Unsicherheit sorgt. Diese Asymmetrie kann mit adäquaten Produktinformationen (z. B. angereichert mit Bildern und Videos oder Labels) ausgeglichen werden und das physische Testen im Laden ersetzen.

Nutzen und Einsatzgebiete von PIM im B2B-Handel

Eine zentrale Datenverwaltung trägt bei einem komplexen Produktportfolio mit unzähligen Produkten, Marken und Kanälen neben einer besseren Übersicht auch dazu bei, dass automatisierte Prozesse und Analysen besser laufen. Kategorisierungsmöglichkeiten in einem PIM-System ermöglichen eine schnellere Navigation durch die Produkte durch eigene Mitarbeiter und externe Interessensgruppen. Weitere Hauptfunktionen bestehen im Workflow-Management, im Hierarchie-Management, im Daten-Onboarding, in der Datenmodellierung für die unterschiedlichen Ausgabekanäle (Basis für Omnichannel-/Multichannel-Fähigkeit) und im Übersetzungs-Management. Im PIM-System werden aus Produktdaten Produktinformationen, die auch im B2B-Umfleld zu guten Geschäfts- und Kundenbeziehungen beitragen. Qualitativ hochwertige Produktinformationen reduzieren zudem langfristig die Retourenquoten und somit auch die Logistik- und Transaktionskosten im B2B-Handel.

Händler müssen die Daten von Herstellern und Lieferanten in unterschiedlichen Formaten importieren können. Hersteller und Händler müssen im Umkehrschluss in der Lage sein, die verschiedenen Kanäle auf Händlerseite bespielen zu können. In diesem Zusammenhang fungiert Im Daten-Onboardings-Prozess ein PIM-System als notwendige Drehscheibe für eine effiziente Zusammenarbeit und einen reduzierten Pflegeaufwand der Daten. Hierbei spielt auch die Anpassung von Standarddatenmodellen eine wichtige Rolle. Diese Modellierung hängt von der jeweiligen Branche, dem Business-Modell und den Abteilungen, in denen das PIM-System genutzt wird, ab. Folgende Standarddatenmodelle sollte ein PIM-System verwalten können:

  • E-Class (branchenübergreifend)
  • GS1, GDSN (branchenübergreifend)
  • BMEcat (branchenübergreifend) 
  • Profi-Class (vor allem in der Baubranche)
  • D-Class (im Werkzeugbereich)
  • ETIM (im Elektronikgroßhandel)
  • TecDoc, PIES, ACES, Fraga (in der Automobilindustrie)

Speziell im B2B-Umfeld ist es wichtig, dass PIM-Systeme standardisierte Datenmodelle verwalten können. Nur so lassen sich interne Prozesse beim Daten-Onboarding verbessern und korrekte Datenformate für externe Fremdsysteme bzw. Ausgabekanäle (z.B. Marktplätze) abbilden. 

Wenn Sie detailliertere Einblicke erhalten möchten, wie ein PIM-System die Anforderungen des B2B-Handels erfolgreich umsetzt und welche Funktionen in diesem Zusammenhang maßgeblich sind, dann laden Sie unser aktuelles Whitepaper „prodexa Cloud für den technischen Großhandel“ kostenlos herunter.

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